גופים ואנשים פרטיים עשויים להיזקק לשירותי שמירה וגניזה. חברות ארכיב מספקות שירות זה הן על בסיס קבוע והן על בסיס מזדמן. כאשר רוצים להשיג מידע מהעבר – הדרך הקלה והפשוטה היא לנסות לאתר אותו בארכיון שבו הוא צפוי להישמר.
חברות המספקות שירותי ארכיב ישלפו עבורכם מידע מבוקש בתוך זמן קצר וכמו כן ישמרו על חומרים שחשוב לכם לשמור אותם במקום בטוח.
ארכיב הוא מקור גניזה. בניגוד למוזיאון שבו שמורים חפצים שונים, תמונות, פסלים ועוד – הארכיון עשוי להיות מקור מידע לשימושים שוטפים. הוא לא נועד לביקור. יש לו תפקיד. הוא מביא תועלת. חברות שונות מחזיקות ארכיב מקצועי שבו שמורים מסמכים רבי חשיבות, המהווים את התיעוד המלא והמוסמך שלהן. ניהול פעיל ושוטף של ארכיב מתבצע על ידי אנשים שהתמחו בניהול ובתפעול הארכיון.
ארכיב ממוחשב – מהיר ואפקטיבי:
ארכיונים רבים שהכילו "ים" של ניירות, בקלסרים, בתיבות, במכלים שונים, מוחשבו. כך קיים גיבוי בטוח לכל הניירת. בשנים האחרונות רווח שימוש בארכיונים ממוחשבים בלבד. יש לא מעט חברות ואנשים אשר ליבת הארכיונים שלהם היא המידע האצור במחשבים. כך הופך המידע לנגיש ולזמין.
יתרונות ארכיב ממוחשב רבים:
• הוא חוסך כוח אדם ומשאבים כספיים.
• אין צורך במפתח כדי לגשת אל המידע.
• המידע זמין כל העת.
• אין צורך במבנה פיזי מיוחד.
• לא צריך לשטוף רצפות ולמחות אבק ( רק מהצג...).
אחסון מסמכים בארכיון הוא האמצעי היעיל לשימורם. בעוד החומר השמור בארכיונים ציבוריים ממוין ומסווג על עקרונות מקובלים אחידים – כאשר אדם מקים לעצמו ארכיון הוא יכול למיין ולקטלג את החומר שלו באופן חופשי אשר עשוי להקל עליו לאתר את המסמך הנדרש בקלות ובמהירות .
במשך השנים השתכללו הארכיונים. שיטות מיון החומר ואופן שימורו עברו שינויים שונים אבל עיקרון היסוד נשאר זהה: שמירת חומר לצורך גניזה ותיעוד.
ארכיון חיוני:
יש מסמכים שצריכים להישמר על פי חוק. לדוגמה, על פי חוק החברות החדש, שנכנס לתוקף באחד בפברואר 2007 ,חייבת כל חברה פרטית לשמור מסמכים הקשורים לליבת פעילותה ולאפשר לרשם החברות לעיין בה בכל את. הפרת חובה זו עלולה לגרור קנס הנאמד באלפי שקלים.
יש קהילות, כגון קיבוצים, אשר הארכיון מהווה את העדות המוחשית לתולדותיהן. הארכיון הקיבוצי, לדוגמה, משמש באופן קבוע להכנת חגים הנסמכים על מסורת רבת שנים. קיומו של הארכיון מאפשר לצוותי החגים להכין את החג ללא צורך להמציא את הגלגל – שהרי הוא שמור לבטח בארכיון.
תודה לאופק סוכנויות - מדפים על העזרה בכתיבת המאמר
